English

 

発表・掲載日:2017/09/06

SNSを活用して業務マニュアルを更新する方法を開発

-介護現場の業務効率化を目指し、協力事業所を募集-

ポイント

  • 介護現場の従業員が容易に構築・更新できる目的指向の構造化マニュアルの構築法を開発
  • マニュアルの素材となる情報はSNSを介して日々の申し送りなどで無理なく収集可能
  • 手順の丸暗記ではなく、業務の目的を理解できるため、人材育成、リスク低減、業務効率化に寄与


概要

 国立研究開発法人 産業技術総合研究所【理事長 中鉢 良治】(以下「産総研」という)人工知能研究センター【研究センター長 辻井 潤一】サービスインテリジェンス研究チーム 福田 賢一郎 主任研究員、西村 悟史 研究員らと国立研究開発法人 新エネルギー・産業技術総合開発機構【理事長 古川 一夫】(以下「NEDO」という)は、介護業務を対象とした現場主体の構造化マニュアルの構築法を開発した。従業員が介護現場で得た気づきをSNSで集約し、知識工学的に構造化することで、業務マニュアルに付加することができる。更新の煩雑さや、読み手が記載事項の背景まで理解しにくいことなど、マニュアル整備の課題を解決する。また本日より、本方法の実証を行う協力事業所の募集を開始する。現場に即したマニュアルの構築、業務効率化やリスク低減などの業務の質の向上ができるかを検証する。

 マニュアルには事業所の業務の手順を記してあり、従業員はそれに従って業務を行う。マニュアルは現場の状況に応じて更新されるのが望ましいが、従業員が状況にあわせて自ら文章を書き起こしマニュアルを構築することや更新し続けることは負担が大きく難しい。今回、この課題解決のために開発した方法は、知識発現支援という人工知能技術に基づき、現場での気づきを収集し、そこに含まれる業務知識を構造的に表現して、現場が主体となって構造化マニュアルとして構築し、更新し続けることができる方法である。

 今回、開発した方法を改良するための協力介護事業所の募集を開始する。協力事業所には、情報共有ツールDANCE3とカスタマイズの基となる基本構造化マニュアルを無償で提供する。

 なお、本研究成果の詳細は、9月9~10日に石川県立音楽堂など(石川県金沢市)で開催される「第59回全日本病院学会 in 石川」にて展示予定である。

介護現場の状況に合わせた構造化マニュアルを現場が主導して構築の図
介護現場の状況に合わせた構造化マニュアルを現場が主導して構築


開発の社会的背景

 高齢化により、日本の医療・介護ニーズは増大している。一方で、介護人材は減少の傾向にあり、業務の効率化が求められている。その一つの方法として、マニュアルなどによって、業務手順を整理し、従業員間で共有する方法がある。例えば、チームケアの方針を決める際に、場合に応じてとるべき対応をマニュアルに明記し、更新しながら共有することで、チームケアの方針が徹底できないといった問題は避けることができる。

 しかし、マニュアル作成や更新の労力が大きいため従業員の負担が大きく、現場の実態に合わせた更新が不十分、マニュアルにない事態が発生した際の対応が蓄積・共有されない、といった問題があった。特に、介護分野では現場ごとに異なる利用者に対して介護業務を行うため、必要な知識が現場ごとに異なる。そのため、現場の状況に合わせたマニュアルを、現場の従業員が主体となって、簡単に構築して更新し続けることができる技術が求められていた。

研究の経緯

 産総研では、人の気づき力やスキル、判断力、チームワーク力の強化のために、既存のガイドラインやマニュアルでは表現されない業務に関する知識や気づきを共有し、分析することを支援するシステムや、それらのシステムを用いた知識発現支援方法を開発してきた。今回、それらの技術を統合し、介護現場のニーズに応えることのできる構造化マニュアルの構築法の開発に取り組んだ。構造化マニュアルの構築により、以下の効果が期待できる。

  • 構造化マニュアルをベースに、新人や他施設から異動してきた従業員などの人材育成
  • 構造化マニュアルが常に更新されることで、注意すべき事項を共有し、リスク低減
  • 構造化マニュアルをベースに、現場内で知識共有が行われることで、業務品質の底上げ

 なお、本研究開発はNEDO「次世代人工知能・ロボット中核技術開発(平成27~31年度)」で実施している。また、本方法に応用されている知識発現の理論構築については産総研が、独立行政法人日本学術振興会 科学研究費助成事業「現場事例と規範知識を組み合わせた業務プロセス知識の獲得に関する研究(16K16160)」による支援を受けて行った。

研究の内容

 まず、どの介護現場でも共通して頻出する行為をまとめて、基本構造化マニュアルを構築した(図1)。これは、現場固有にカスタマイズした構造化マニュアル(固有構造化マニュアル)を構築する基となる。このマニュアルは文章ではなく図2の右上に記した記法により、目的指向で構造化されて記述されている。そのため、個人間での解釈の違いが生じにくく、容易に知識を共有できる。さらに、記述者が違っても目的指向の構造に基づいて手順の差異や共通部分を特定して統合できる。また、行為の目的が分かりやすく記述されているため、行為の背景を理解し、行為の品質をあげることができる。例として利用者が「食べ物を食べる」という行為の記述を図2に示す。

基本構造化マニュアルに含まれる介護業務の概要の図
図1 基本構造化マニュアルに含まれる介護業務の概要

基本構造化マニュアルの記述例の図
図2 基本構造化マニュアルの記述例

 基本構造化マニュアルを各現場の状況にあわせてカスタマイズして固有構造化マニュアルを構築するための素材となる事象は、DANCE3の従業員間の情報共有機能、入居者に関する情報を構造化して収集・共有する機能、それらの検索機能を用いて収集する(図3)。メッセージ送信時に内容に関する構造化されたタグ(図3の例においては“口腔内を観察する”など)を付加できる。また、メッセージに対するコメントを追加できるため、感じていることや気づいたことを積極的に情報共有できる。DANCE3を日常の申し送りなどの業務に用いて、自然に必要な情報を収集できる。

DANCE3によるマニュアルをカスタマイズするための素材の収集例の図
図3 DANCE3によるマニュアルをカスタマイズするための素材の収集例

 現場の状況に合わせた固有構造化マニュアル構築と更新は、現場の構造化マニュアル作成チームによって行われるが、このチームは、その現場の業務を良く知っている従業員で構成されることが望ましい。構造化マニュアル作成チームは、日常業務の中で収集した気づきなどや事例検討会などで決定した業務手順をDANCE3を用いて記録・蓄積する。次に、記録・蓄積した情報を用いて、今回の構造化マニュアルで用いられている「図形の意味」に従って基本構造化マニュアルを編集し、固有構造化マニュアルを構築・更新する。さらに、これを繰り返すことで、現場ごとの固有構造化マニュアルを、継続的に更新できる(図4)。これらはDANCE3を通じて産総研の研究チームと共有できるため、現場で構築された固有構造化マニュアルに対して、産総研の研究チームが構築方法の助言を行うことができる。

構造化マニュアル更新の概要図
図4 構造化マニュアル更新の概要

 今回開発した構造化マニュアルの構築法の改良に協力くださる介護事業所を募集する。協力事業所は、構造化マニュアル作成チームを結成した上で、人工知能研究センターのホームページに掲載する申し込みフォームより協力の申し込みをする。産総研はDANCE3、および介護業務の基本構造化マニュアルと構造化マニュアル構築法を提供する。さらにDANCE3を用いて構造化方法に関する助言を適宜行う。協力期間は2018年3月末までで、協力事業所数の上限はカテゴリー分けして図5に示す。

協力を募集する介護事業所の種別の図
図5 協力を募集する介護事業所の種別

今後の予定

 今後は、今回の協力で得られる現場ごとの取り組みや固有構造化マニュアルをもとに、基本構造化マニュアルと構造化マニュアル構築法の改良を行う。改良した基本構造化マニュアルと構造化マニュアル構築法は公開し、より広く介護事業者が現場にあったマニュアルを構築できる環境を作る。さらに、固有構造化マニュアルによるリスクの低減や業務の効率化の評価についても検討する。

今回募集する協力事業所での構造化マニュアル構築の手順

1. 各現場での構造化マニュアル作成チームの結成
協力いただく介護事業所は、現場の構造化マニュアル作成チームを結成する。これは、現場の業務を良く知っている従業員で構成され、現場固有の構造化マニュアルを構築するための情報収集と基本構造化マニュアルの編集を行うチームである。
2. 申し込み
人工知能研究センターのホームページに掲載する申し込みフォームより協力の申し込みをいただく。
3. 情報共有ツールDANCE3システムの無償提供
現場の構造化マニュアル作成チームと産総研との情報共有のために、情報共有ツールDANCE3システムに無料でアクセスできる環境を産総研から提供する。
4. 基本構造化マニュアルと構造化マニュアル構築法の提供
DANCE3システムを用いて、産総研から、介護業務の基本構造化マニュアルと構造化マニュアル構築法を提供する。
5. 現場の構造化マニュアル作成チームにて追加情報収集・構造化マニュアルの更新
各事業所の構造化マニュアル作成チームは、日常業務の中での気づき、ノウハウや事例をDANCE3の入力画面へ記入するとともに、構造化マニュアル構築法に従ってマニュアルの更新を行う。
6. 更新した構造化マニュアルの共有
構造化マニュアル作成チームは、DANCE3を用いて、更新内容を産総研と共有する。
7. 産総研から構造化マニュアル構築に関する助言
産総研は、DANCE3を用いて構造化方法に関する助言を適宜行う。

今回募集する協力介護事業所の構造化マニュアル構築の手順の図
今回募集する協力介護事業所の構造化マニュアル構築の手順


用語の説明

◆構造化マニュアル
構造化マニュアルとは、達成したい目的に向けて必要な行為とその関係を整理し、線や四角などの図形を用いて表現した業務手順書である。例えば
<行為>:〔角の取れた長方形〕〔名詞+動詞〕の形式で記述する。構造化マニュアルの行為の説明図
<実行する人>:〔橙色の四角〕 配置:<行為>の左上構造化マニュアルの実行する人の説明図
<目的が達成されるという関係>:〔縦線〕 配置:<行為>と<行為>の間
構造化マニュアルの目的が達成されるという関係の説明図
などの図形で表現する(概要図参照)。
この記法は、北陸先端科学技術大学院大学の溝口 理一郎 特任教授、立命館大学の來村 徳信 教授(当時大阪大学)らとともに行った、看護分野の知識記述に関する先行研究をベースとしており、その後も助言を得て産総研が改良したものである。
行為の目的が分かりやすく構造的に表現されるため、それぞれの行為の背景を理解して行為の品質を上げられる。人材教育への利用などを通じて、リスク低減や業務効率化に寄与できる。[参照元へ戻る]
◆知識発現
共通知識をもとに、各現場に固有の知識を構造化して記述させる知識構築の方法論。専門家の知識をインタビューなどで聞き出して構造化する知識獲得は研究者が現場に入って知識の更新を行う必要があり、現場ごとの差異が大きい介護分野には適さなかった。この問題を現場の力を利用して解決したのが知識発現である。[参照元へ戻る]
◆DANCE3
Dynamic Action and kNowledge assistant for Collaborative sErvice fieldsの略称。従業員間の情報共有機能、入居者に関する情報を構造化して収集・共有する機能とそれらを検索する機能をもつビジネスSNS (Social Networking Service)である。従業員それぞれがメッセージ送信時に内容に関する構造化されたタグや気持ちを表現するステッカーを付加できる。また、メッセージに気持ちを表現するスタンプやコメントを追加でき、感じていることや気づいたことを積極的に情報共有できる。検索キーは柔軟に変更でき、データの一括保存機能により分析や可視化も容易となっている。介護現場だけでなく、健康増進、教育、製造現場などへも応用できる。[参照元へ戻る]



お問い合わせ

お問い合わせフォーム

▲ ページトップへ