平成30年度研究関連業務評価委員会評価報告書
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事案の情報をイントラに掲載して全職員に注意喚起を行うとともに、当該事案に関連する業務を所掌する部署に対して、個別に説明を行った。 【効果】 内部監査を実施した組織について、内部監査での状況やリスク情報等を監事に共有することにより、監事がリスク情報等を予め把握した上で監査に臨むことができ、より効率的かつ効果的な監事監査に繋がった。 他機関で発生した不適切な事案について、監事を含む幹部への情報共有に加え、イントラ掲載による全職員への注意喚起、関連部署への個別説明等を実施することにより、産総研においても同様の事案が発生し得ないかを考えてもらう上で、有効なものとなった。 【実績】 平成27年度から導入した研究記録制度の見直しとして、研究現場の要望や運用上の課題等を踏まえ、適正かつ効率的な運用となるよう、制度の見直しと研究ノート記録システムの改修を実施した。具体的には、平成29年2月に発生した情報インシデントに伴い、研究ノート記録システムのログイン方法を変更するとともに、研究ノートのパスワード発給方法を変更し、セキュリティを強化した。 研究記録制度の普及・啓発としては、産総研に在籍する外国人研究者に対する研究記録制度への理解と利便性向上のため、イントラの英語ページの拡充、表示方法の見直し、掲載資料の修正等を実施した。また、退職予定者を対象とした研究記録制度の説明会を開催やイントラの手続き案内ページの充実によって、退職時における研究ノートの取扱方法や注意事項等を周知し、当該制度の普及・啓発とともに、研究成果のトレーサビリティの確保を図った。また、国立研究開発法人農業・食品産業技術総合研究機構の要請に基づき、産総研の研究記録制度を紹介し、制度の最適な運用に関する意見交換を実施した。 【効果】 研究ノート記録システムのログイン方法の変更及び研究ノートのパスワード発給方法の変更により、研究記録のセキュリティレベルが大幅に向上し、イントラ業務システムと同程度のセキュリティレベルを確保することができた。また、研究人材の国際化・流動化が進む中で対応件数が増加している外国人材と退職予定者に対して、イントラページを充実することにより、様々な立場で研究に携わる研究者が自ら、必要な時に研究記録の運用方法等の最新情報を容易に認識・理解できるようになった。退職予定者については、さらに管理部署からの働きかけとして説明会を開催したことで、研究ノートの終了手続きと写し持出し申請についての認識が浸透した。研究ノートの使用においては、「検認期限」「検認手続き」「写し持出し申請」など、理解すべき産総研独自のルールとして研究游記録の運用方法等が定められている。これらを理解していない場合、意図せずにルール違反を犯し、研究の真正性の確保を難しくする可能性がある。制度の認識・理解の促進によって、- 254 -

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