平成30年度研究関連業務評価委員会評価報告書
252/364

るプロジェクトの工程を一元的に管理する体制の下、業務フローの整理と業務の簡素化による業務時間の削減を推進した。各部署の業務改善・効率化への取組状況を毎週幹部層へ報告し意見交換を実施するとともに、本部・事業組織の各部署単位で業務改善等を推進する「職場改善会議」の活動を継続する等、全所的な業務改善・効率化への取組を実施した。 平成30年度における特筆すべき実績・効果については以下のとおり。 【事例1】経理部から各部署に送付する予算化通知書の作成や物品リサイクル申請の成立・未成立通知に係る定型業務に対してロボットによる業務自動化を目指したソフトウェアであるロボティック・プロセス・オートメーション(RPA:Robotic Process Automation)やMicrosoft Excelのマクロ機能等のソフトウェアの活用によって業務を自動化し、計5業務の作業負担の縮減を実現した。 効果:ソフトウェアを活用した業務の自動化によって、年間約1,300時間の業務時間を削減し、作業の同一品質確保を実現した。 【事例2】2つの事業所を実証フィールドとして選定し、外部事業者を活用して業務の棚卸しを実施した。10業務のフロー分析を行い、分析を行った全ての業務について改善施策を実施した。 効果:第三者による専門的な知見を活用し、業務上の課題を抽出・整理した。例えば調達に係る各種情報やノウハウが事業所内で共有されておらず、調達に時間がかかったり、装置の届け出漏れが生じたりといった課題が生じていたが、調達実績台帳を整備し、研究者調達担当者に共有することで調達仕様書の品質向上や見積取得の効率化が期待される。また、改善施策の効果を測定するための適切な重要業績指標(KPI:Key Performance Indicator)を設定することで改善目標が明確化され、他部署への施策の横展開を速やかに実施することを可能とした。 【事例3】研究者が事務作業にかけているコストを分析して可視化するため、計28名の研究者(7領域の研究ユニット長、研究グループ長、主任研究員、研究員の4階層)に対して、研究業務の実態調査を行った。この結果、各研究者が仕様書の作成に労力が割かれていることが判明したため、事務職員が過去の調達実績から類似仕様書を探し、提供するといった支援を行った。 効果:研究者に対する事務職員による類似仕様書の提供等の支援により、年間約180時間(見込み)の仕様書の作成に係る業務時間の削減に繋がった。また、研究者の事務作業にかける時間や労力が可視化されたことで、若手ほど一定の研究時間は確保できている実態を確認するとともに、事務作業において更なる改善の余地もある等の気づきを得ることができた。 【事例4】研究装置購入に係る事業所長審査手続きについて、書式の統一や工数の削減により業務の簡素化を実現するとともに、所内の各事業所へ横展開した。 効果:1事業所あたり年間65時間の削減(見込み)を実現した。また、研究現場にとってもわかりやすい書式に統一したことで手続き漏れを防止し、リスク低減に寄与した。 - 248 -

元のページ  ../index.html#252

このブックを見る