平成30年度研究関連業務評価委員会評価報告書
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説付きのチェックシートを新たに作成した上で、自主点検を行い、適宜、文書管理者等への指導・助言を実施した。 平成31年度においても、引き続き所内全部署にて法人文書の管理状況に関する自主点検を適切に実施するものとする。 平成28年度より、法人文書の登録・管理機能を一層充実化するため、新たな法人文書管理システムの運用を開始し、平成29年度には、運用開始後のフォローアップとして、更に操作性を高めるためにシステム改修を実施した。また、平成29年度より、職員等から問合せが多いシステムの操作方法等についてのFAQを作成した上で、所内イントラに掲載する等により職員等に周知した。 平成31年度においても、引き続きシステムを用いた適切な法人文書管理を実施するものとする。 平成29年度より、文書保存期間等の基本事項を定めた法人文書分類基準表のひな 型を新たに作成した上で、所内全部署の基準表の一斉更新を実施するとともに、更新後の基準表をイントラに掲載し、法人文書を適切に管理するための基本情報として職員等に周知することとした。 加えて、平成30年度には、新たに所内全部署の基準表を公式ホームページで公開することとしたことで、産総研の業務運営の透明性の向上に寄与した。 平成31年度においても、引き続き所内全部署の基準表の更新を行い、それをイントラにて周知するとともに、公式ホームページにて公開するものとする。 平成29年度には、法人文書の適切な管理の一環として、全ての公印(106個)の管理・使用状況に関する調査を実施した。調査結果を踏まえ、平成29年度より、各公印の使用範囲を明確化し、各公印が適正に使用されるよう、所内周知を徹底した。 平成31年度においても、引き続き各公印が適正に使用されるよう、所内周知の徹底を図るものとする。 平成29年度及び平成30年度には、行政文書の管理に関するガイドラインの一部改正を受け、文書管理・決裁規程を適切に改正し、文書管理者等の理解を徹底するため、文書管理者等向けに説明会(平成29年度1回、平成30年度1回)を開催した。 また、平成30年度には、平成30年2月に発生した不正なアクセスの再発防止策の一環として、秘密文書の運用方法の見直しを行い、秘密文書として取り扱うべき文書の範囲を明確化し、文書管理者等向けに説明会を開催し、理解の増進を行った。 平成31年度においても、規程改正や運用方法の見直し等を行う場合には、引き続き文書管理者等向けに説明会を開催する等により、周知徹底を図るものとする。 平成30年度より、法人文書の適切な管理について、職員等の認識、理解を増進させるため、全職員等を対象にe-ラーニングによる研修を実施した。これにより、適正な文書管理の推進及び産総研の信頼性の向上に寄与した。 平成31年度においても、引き続き全職員等を対象にe-ラーニングによる研修を実施す- 215 -

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